Für Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer & Pflegeeinrichtungen

Ihr Betrieb läuft.
Das System arbeitet.

Wir automatisieren die wiederkehrende Vorarbeit, die Ihre Fachkräfte jeden Tag bindet. DSGVO-konform, mit Ihrer bestehenden Software. Ihr Team gibt frei.

Erstgespräch anfragen Wie es funktioniert
Mit Fabian Alwardt · kostenlos & unverbindlich
Automation · Software · Betrieb
Für wen wir arbeiten

Drei Branchen. Eine Aufgabe: Vorarbeit abnehmen.

Wählen Sie Ihre Branche. Dort finden Sie Abläufe, Praxisbeispiele und einen Beispielfall aus Ihrem Alltag.

Steuerkanzleien

Beraten statt nachfassen.

Unterlagen, Bescheide und Klärlisten laufen vor. Ihr Team berät.

Für Steuerkanzleien
Wirtschaftsprüfer

Würdigen statt aufbereiten.

Exporte abgestimmt, Belege verknüpft, Hinweise mit Fundstelle. Ihr Team prüft.

Für Wirtschaftsprüfer
Pflegeeinrichtungen

Pflegen statt abtippen.

Stundenzettel, Zuschläge und Monatsstand, fertig vor dem Lohnlauf.

Für Pflegeeinrichtungen
Wo Arbeitszeit versickert

Drei Zeitfresser, die jede Branche kennt

Ob Kanzlei, Prüfung oder Pflege: Die Fachaufgaben unterscheiden sich, die Handarbeit davor ähnelt sich erstaunlich.

Hand mit Stift zeigt auf eine Auswertung, daneben ein Taschenrechner
Mit SectorumDie Unterlagen liegen bereit. Ihr Team fängt fachlich an.

Symbolbild

  1. 01

    Fünf Eingangswege, ein Vorgang.

    Portal, Postfach, Papier, Fachsoftware, Excel: Bevor jemand fachlich arbeitet, wird gesucht, geöffnet und zugeordnet.

    • SteuerkanzleiBelege im Portal, Nachreichungen per Mail, Post im Scan-Ordner.
    • PrüfungExporte, Verträge und Belege in unterschiedlichen Formaten.
    • PflegeDienstplan im System, Stundenzettel auf Papier, Nachträge in Excel.
  2. 02

    Ein fehlendes Dokument blockiert alles dahinter.

    Ein Nachweis fehlt, eine Zeit ist unklar. Die Nachfrage kostet Zeit, das Nachhalten noch mehr.

    • SteuerkanzleiFür den Jahresabschluss fehlt der Darlehensvertrag.
    • PrüfungZu einer auffälligen Buchung fehlt der Beleg.
    • PflegeIm Stundenzettel fehlt die Pause am 14.
  3. 03

    Der Stand lebt in Köpfen statt an einem Ort.

    Wer hat geliefert, wer nicht, was ist freigegeben? Jede Antwort braucht eine Rückfrage im Team.

    • SteuerkanzleiWelche Mandanten haben noch nicht geliefert?
    • PrüfungWelche Unterlagen sind angefordert, welche schon da?
    • PflegeWelche Klärpunkte sind vor dem Lohnlauf noch offen?
Mitarbeiterin arbeitet am Laptop, daneben Unterlagen
Symbolbild
Beispielrechnung · Steuerkanzlei

Rund 25 Stunden Vorarbeit im Monat, die nicht mehr von Hand laufen.

Annahme für eine Kanzlei: 60 Bescheide, 80 Unterlagen-Anforderungen und 400 Belege im Monat, davon 60 % vorbereitet. Es sind dieselben Annahmen wie im Rechner weiter unten. Dort tragen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Mit Ihren Werten rechnen
Vorbereitet pro Monat
≈25Std.
Vorarbeit, die Ihr Team zurückbekommt rund 38 Arbeitstage im Jahr

Beispielrechnung mit Annahmen (60 % vorbereitet), keine Zusage.

Wirtschaftsprüfung
≈23Std. im Monat

Beispiel: 8 Datenbestände, 150 Stichproben-Belege und 60 Rückfragen im Monat · 60 % vorbereitet (Annahme)

Pflegeeinrichtung
≈16Std. im Monat

Beispiel: 60 Mitarbeitende mit Stundenzetteln und Zuschlägen, 25 Rückfragen im Monat · 60 % vorbereitet (Annahme)

  • 0SystemwechselDATEV, DMS und Pflegesoftware bleiben
  • 100 %Freigabe bei IhnenNichts geht ohne Ihr OK raus
  • 1AnsprechpartnerVom Erstgespräch bis zum Betrieb
  • 30 Min.ErstgesprächKostenlos und unverbindlich
Zeit zurück im Alltag

Wo Ihr Team Zeit zurückbekommt

Sechs Beispiele aus Kanzlei, Prüfung und Pflege. Wie viele Stunden es bei Ihnen sind, rechnen Sie darunter mit Ihren eigenen Werten aus.

Steuerkanzlei

Bescheidprüfung

Heute
Bescheid und Berechnung Zeile für Zeile vergleichen.
Mit Sectorum
Der Prüfvermerk mit Fundstelle liegt bereit, sobald der Bescheid da ist.
Steuerkanzlei

Unterlagen nachfordern

Heute
Postfach durchsuchen und jede Lücke einzeln erinnern.
Mit Sectorum
Eine gebündelte Anforderung, als Entwurf zur Freigabe.
Wirtschaftsprüfung

Datenübernahme

Heute
Exporte umformatieren und Summen von Hand abstimmen.
Mit Sectorum
Eine abgestimmte Prüfungsgrundlage, sobald die Exporte da sind.
Wirtschaftsprüfung

Belegsuche

Heute
Zu jedem Treffer den passenden Beleg im Ordner suchen.
Mit Sectorum
Die Belegstelle hängt direkt am Treffer.
Pflegeeinrichtung

Stundenzettel

Heute
Zettel abtippen und mit dem Dienstplan vergleichen.
Mit Sectorum
Ein lesbarer Monatsstand, Unklares steht auf der Klärliste.
Pflegeeinrichtung

Zuschläge

Heute
Nacht, Sonntag und Feiertag von Hand zuordnen.
Mit Sectorum
Nach Ihren Regeln vorbelegt, Ihr Team gibt frei.

Wie viele Stunden sind es bei Ihnen?

Rechnen Sie selbst

Beispielrechnung für Ihre Kanzlei

Tragen Sie ungefähre Werte ein. Die Rechnung zeigt, wie viel Vorarbeit pro Monat zusammenkommt und welcher Teil vorbereitet werden könnte.

Ihre Werte · keine Zusage
Bescheide prüfen und vermerken 15,0 Std.
Unterlagen anfordern und nachhalten 13,3 Std.
Belege und Post zuordnen 13,3 Std.

Vorarbeit heute 41,7 Std. im Monat Davon vorbereitet 25Std. im Monat

Das sind rund 38 Arbeitstage im Jahr.

Im Erstgespräch prüfen

Beispielrechnung mit Ihren eigenen Annahmen, gerechnet mit 8 Stunden je Arbeitstag. Wie groß der vorbereitete Anteil bei Ihnen tatsächlich ist, hängt von Datenlage und Ablauf ab. Das schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam ein.

Warum ein System

Viele Prozesse. Ein System.

Was heute über E-Mail, Excel und Zuruf verstreut läuft, läuft am Ende in einem einzigen System zusammen.

SECTORUM SYSTEM
Beispielfall Kanzlei

Eine Kanzlei vor dem Jahresabschluss

So kann das Nachfordern von Unterlagen in einer Kanzlei mit neun Mitarbeitenden aussehen: einmal so, wie es heute oft läuft, und einmal mit Sectorum.

Beispiel · fiktive Daten Beispielkanzlei
Kanzlei
9 Mitarbeitende, rund 300 Mandate
Software
DATEV, DMS, Mandantenportal
Engpass
Unterlagen für den Jahresabschluss nachfordern
Start
Ein Ablauf, zuerst nur Entwürfe mit Freigabe

BisherViele Handgriffe je Mandat

  • Checkliste je Mandat in Excel pflegenvon Hand
  • Portal, Postfach und Scan-Ordner durchsuchensuchen
  • Erinnerungen einzeln schreibeneinzeln
  • Antworten dem richtigen Mandat zuordnenzuordnen
  • Den Stand im Team erfragennachfragen

Mit SectorumEin vorbereiteter Stand je Mandat

  • Checkliste und Eingänge abgeglichenautomatisch
  • Fehlendes zu einer Anforderung gebündeltEntwurf
  • Erinnerung nur für wirklich Fehlendesgezielt
  • Antworten beim richtigen Mandatzugeordnet
  • Sachbearbeitung prüft und gibt freiIhr Team

Beispiel mit fiktiven Daten. Es zeigt, wie der Ablauf in einer Kanzlei dieser Größe aussehen kann. Was bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch. Mehr für Steuerkanzleien

Weitere Beispielfälle

Dasselbe Prinzip in Prüfung und Pflege

Die Fachaufgabe ist eine andere, die Vorarbeit davor ähnlich. Zwei Beispiele mit fiktiven Daten.

Beispielfall Prüfung · fiktive Daten

Ein Prüffeld als Beispiel: der Einkauf

14 Mitarbeitende, Abschlussprüfungen im Mittelstand. Engpass: Belegabgleich und Fundstellen im Prüffeld Einkauf.

Mit Sectorum
  • Exporte einheitlich und abgestimmt
  • Vereinbarte Tests nach Ihren Regeln
  • Prüfungsteam würdigt jeden Hinweis
Mehr für Wirtschaftsprüfer
Prüferin telefoniert, vor ihr liegen Auswertungen
Symbolbild
Beispielfall Pflege · fiktive Daten

Eine Einrichtung vor dem Lohnlauf

2 Häuser, ambulanter Dienst, rund 70 Mitarbeitende. Engpass: Zeiten und Zuschläge zum Monatsende.

Mit Sectorum
  • Zeiten aus Plan, Zettel und Listen zusammengeführt
  • Zuschläge nach Ihren Regeln zugeordnet
  • PDL prüft, Verwaltung gibt frei
Mehr für Pflegeeinrichtungen
Pflegekraft erfasst am Computer Angaben aus einer Mappe
Symbolbild

Welcher Ablauf kostet bei Ihnen die meiste Zeit? Im Erstgespräch finden wir den ersten, der sich lohnt.

Erstgespräch anfragen
Was wir bauen

Drei Wege, Ihren Betrieb zu entlasten

Prozessautomatisierung

Wir finden die Vorarbeit, die täglich Zeit frisst: Unterlagen nachfordern, Dokumente zuordnen, Listen abgleichen. Und bauen ein System, das sie übernimmt, ohne dass jemand morgens auf „Ausführen“ klickt.

  • Unterlagen anfordern und zuordnen
  • Dokumentenverarbeitung
  • Prüf- und Klärlisten

App- & Software-Entwicklung

Wenn Standardsoftware nicht passt, entwickeln wir eigene: individuelle Web-Apps und Tools, die exakt Ihren Ablauf abbilden, angebunden an Ihre bestehenden Systeme.

  • Individuelle Web-Applikationen
  • Interne Tools & Dashboards
  • Anbindung an Ihre bestehende Software

Wartung & Betrieb

Ein System ist nur so gut wie sein Betrieb. Wir bleiben ansprechbar, überwachen die Systeme und passen sie an, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

  • Laufende Überwachung
  • Anpassung bei Prozessänderungen
  • Fester Ansprechpartner

Prozessautomatisierung

Wir finden die Vorarbeit, die täglich Zeit frisst: Unterlagen nachfordern, Dokumente zuordnen, Listen abgleichen. Und bauen ein System, das sie übernimmt, ohne dass jemand morgens auf „Ausführen" klickt.

  • Unterlagen anfordern und zuordnen
  • Dokumentenverarbeitung
  • Prüf- und Klärlisten

App- & Software-Entwicklung

Wenn Standardsoftware nicht passt, entwickeln wir eigene: individuelle Web-Apps und Tools, die exakt Ihren Ablauf abbilden, angebunden an Ihre bestehenden Systeme.

  • Individuelle Web-Applikationen
  • Interne Tools & Dashboards
  • Anbindung an Ihre bestehende Software

Wartung & Betrieb

Ein System ist nur so gut wie sein Betrieb. Wir bleiben ansprechbar, überwachen die Systeme und passen sie an, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

  • Laufende Überwachung
  • Anpassung bei Prozessänderungen
  • Fester Ansprechpartner
Wie wir arbeiten

Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb

01Analyse

Wir schauen, wo Zeit verloren geht.

02Konzept

Wir entwickeln die Systemarchitektur.

03Umsetzung

Wir bauen und integrieren.

04Betrieb

Das System läuft, wir bleiben ansprechbar.

System live
Unsere Leistungen

Was Sectorum für Ihren Betrieb übernimmt

Fünf Bausteine, aus denen Ihr System entsteht: von der Automatisierung bis zum laufenden Betrieb.

Wiederkehrende Vorarbeit wie Unterlagen anfordern, Belege zuordnen und Listen abgleichen läuft automatisch: geprüft, dokumentiert und zuverlässig.

Maßgeschneiderte Web-Apps und interne Tools, die exakt Ihre Abläufe abbilden, statt sie in Standardsoftware zu zwängen.

Eingehende Dokumente werden automatisch erfasst, ausgelesen und in Ihre bestehenden Systeme übertragen.

Bindet sich an Ihre Fachsoftware, E-Mail und Ablage an, ohne Ihre laufenden Prozesse zu stören.

Wir überwachen Ihre Systeme im laufenden Betrieb, bleiben ansprechbar und passen an, wenn sich Abläufe ändern.

Warum Sectorum

Was uns vom Standard unterscheidet

Kein Standardprodukt

Wir bauen genau für Ihren Engpass, nicht für den Durchschnitt.

Ein Ansprechpartner

Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb dieselbe Person.

Bestehende Systeme bleiben

Keine Software, die alles ersetzt. Wir binden uns an, statt zu tauschen.

EU-Datenschutz

DSGVO-konform. Ihre Daten bleiben in der EU.

Fabian Alwardt, Gründer von Sectorum
Ihr Ansprechpartner

Fabian Alwardt

Gründer · Warendorf

Bei Sectorum sprechen Sie vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb mit mir. Sectorum sitzt in Warendorf und arbeitet für Kanzleien, Prüfungsgesellschaften und Pflegeeinrichtungen im DACH-Raum.

Erstgespräch anfragen info@sectorum.de Mehr über uns
Häufige Fragen

Bevor Sie fragen müssen

Je nach Umfang meist zwischen 4 und 10 Wochen von der Analyse bis zum produktiven Betrieb.

Nein. Wir binden uns an Ihre bestehende Software an, statt sie zu ersetzen.

Das hängt vom Umfang ab. Es gibt keine Festpreisliste, da jedes System individuell entwickelt wird.

Ihre Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur oder in EU-Rechenzentren und sind DSGVO-konform verarbeitet.

Für Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer und Pflegeeinrichtungen. Und für Betriebe mit ähnlich wiederkehrender Vorarbeit, etwa Hausverwaltungen.

Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, ob und wo sich Automatisierung für Sie lohnt. Bei Interesse folgt ein konkretes Angebot für einen ersten Ablauf.

Ein Gespräch. Ein Engpass. Eine Lösung.

Erzählen Sie uns von dem Ablauf, der Ihr Team regelmäßig aufhält. Wir rufen Sie zurück, kostenlos und unverbindlich.

Bitte geben Sie Ihren Namen an.
Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel name@beispiel.de.
Bitte geben Sie eine Telefonnummer an, unter der wir Sie erreichen.
Bitte geben Sie den Namen Ihrer Kanzlei oder Ihres Unternehmens an.

* Pflichtfelder. Beim Absenden werden Ihre Angaben über Formspree an uns übermittelt. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Antwort innerhalb von 24h Kein Callcenter Direkt aus dem Team