Wir automatisieren das Nachfordern von Mandantenunterlagen, die Bescheidprüfung und die Klärlisten in der FiBu, für Kanzleien ab 2 Mitarbeitern. DATEV bleibt, freigeben tut Ihr Team.
Unterlagen vollständig.Freigabe bei Ihnen.
Unterlagen kommen per Mail, Portal und Post. Bevor erneut nachgefordert wird, muss jemand prüfen, was schon da ist.
Typisch im Jahresabschluss: Die Checkliste liegt in Excel, die Eingänge verteilen sich auf Portal, Postfach und Scan-Ordner. Vor jeder Erinnerung gleicht jemand von Hand ab, und trotzdem rutscht ab und zu eine doppelte Nachfrage durch.
Zuordnen, abgleichen, Abweichung suchen, Vermerk anlegen. Die eigentliche Prüfung startet erst danach.
Bescheid öffnen, Mandat und Berechnung suchen, Positionen nebeneinanderlegen, Differenz finden, Prüfvermerk schreiben, Mandanten informieren. Die fachliche Prüfung ist dabei oft der kürzeste Teil.
Wer hat was angefordert, was fehlt noch, wann ist Wiedervorlage? Jede Antwort kostet eine Rückfrage im Team.
Wer was geliefert hat, steht in Excel-Listen, Wiedervorlagen und den Postfächern einzelner Kolleginnen und Kollegen. Ist jemand im Urlaub, fehlt mit ihm auch der Stand.
Sätze, die in Kanzleien jeden Tag fallen. Rechts steht, was sich mit Sectorum daran ändert.
Hat Mandant A die Kontoauszüge schon geschickt?
Mit Sectorum: Der Unterlagenstand je Mandat ist auf einen Blick sichtbar, ohne Postfach zu durchsuchen.
Wo ist der Bescheid von letzter Woche abgelegt?
Mit Sectorum: Jeder Eingang wird Mandat, Jahr und Steuerart zugeordnet und landet an der richtigen Stelle.
Ich schreibe die Erinnerung nur noch schnell.
Mit Sectorum: Erinnerungen entstehen gebündelt als Entwurf. Ihr Team prüft und gibt frei.
Bis wann läuft eigentlich die Einspruchsfrist?
Mit Sectorum: Fristen aus Bescheiden werden ausgelesen und vorgemerkt, bevor jemand danach sucht.
Wer hat beim Mandanten nachgefragt?
Mit Sectorum: Jede Rückfrage hat einen Stand, ein Datum und eine zuständige Person.
Das ist doch dieselbe Rechnung wie vorhin.
Mit Sectorum: Doppelte Belege werden erkannt und markiert, bevor sie gebucht werden.
Ein Beispielablauf aus der Kanzlei. Jeder Schritt läuft mit Ihren bestehenden Systemen, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
Nichts verlässt die Kanzlei ohne Freigabe Ihres Teams.
BeispielablaufVier Schritte am Beispiel eines Steuerbescheids. Dasselbe Prinzip gilt für Belege, Mandantenmails und Unterlagenanforderungen.
Sechs Abläufe, mit denen Kanzleien typischerweise starten. Jeder lässt sich einzeln einführen.
Checkliste und Eingänge abgleichen, nur wirklich Fehlendes anfordern.
Bescheid und Berechnung zuordnen, Abweichungen mit Fundstelle markieren.
Doppelungen und offene Posten finden, bevor der Mandant gefragt wird.
Unterlagenstand und Vorjahresvergleich, bevor die Bearbeitung beginnt.
Einnahmen und Kosten je Mietobjekt sortiert und auf Vollständigkeit geprüft.
Wer hat was angefordert, was fehlt, was ist fällig: an einem Ort.
Die Grafiken zeigen fiktive Beispielwerte.
Kleiner, aber häufig. Oft der zweite oder dritte Ablauf nach dem Start.
Links das, was hereinkommt. Rechts das, womit Ihr Team weiterarbeitet. Alle Daten sind erfunden, die Abläufe sind echt.
Der Bescheid wird dem Mandat zugeordnet und Zeile für Zeile mit Ihrer Berechnung verglichen. Die Abweichung steht mit Fundstelle im Vermerk, das Anschreiben liegt als Entwurf bei.
Ob Einspruch eingelegt wird, entscheidet Ihr Team.
Anhänge werden erkannt, dem Mandat und Monat zugeordnet und in der Ablage einsortiert. Doppelte und unleserliche Belege landen auf der Klärliste statt in der Buchhaltung.
Was gebucht wird, entscheidet Ihr Team.
Die Checkliste aus dem Vorjahr wird mit den Eingängen abgeglichen. Was wirklich fehlt, steht gebündelt in einem Anforderungsentwurf an den Mandanten.
Was angefordert wird, gibt Ihr Team frei.
So kann das Nachfordern von Unterlagen in einer Kanzlei mit neun Mitarbeitenden aussehen: einmal so, wie es heute oft läuft, und einmal mit Sectorum.
Beispiel mit fiktiven Daten. Es zeigt, wie der Ablauf in einer Kanzlei dieser Größe aussehen kann. Was bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch.
Wenn Unterlagen, Abgleiche und Entwürfe vorbereitet sind, bleibt die Zeit für Gespräche mit Ihren Mandanten.
Was sich im Alltag ändert, wenn die wiederkehrende Vorarbeit im Hintergrund läuft.
Zuordnen, Abgleichen und Erinnern laufen im Hintergrund. Wie viel Zeit das bei Ihnen ist, zeigt die Beispielrechnung.
Der Prüfvermerk liegt vor, sobald der Bescheid da ist. Die Einspruchsfrist beginnt nicht mit Suchen.
Fehlende Unterlagen werden früh und gebündelt angefordert, nicht erst, wenn die Bearbeitung stockt.
Eine klare Anforderung statt mehrerer Einzelmails. Ihr Mandant sieht sofort, was noch fehlt.
Wiederkehrende Arbeit staut sich nicht mehr in den letzten Tagen vor der Frist.
Der Ablauf ist festgehalten statt im Kopf einzelner Kolleginnen und Kollegen.
Tragen Sie ungefähre Werte ein. Die Rechnung zeigt, wie viel Vorarbeit pro Monat zusammenkommt und welcher Teil vorbereitet werden könnte.
Das sind rund 38 Arbeitstage im Jahr.
Im Erstgespräch prüfenBeispielrechnung mit Ihren eigenen Annahmen, gerechnet mit 8 Stunden je Arbeitstag. Wie groß der vorbereitete Anteil bei Ihnen tatsächlich ist, hängt von Datenlage und Ablauf ab. Das schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam ein.
Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Kanzleisoftware und Ablage. Kein Systemwechsel.
Anforderungen und Anschreiben entstehen als Entwurf. Raus geht nur, was Ihr Team freigibt.
Jede Abweichung zeigt, woher sie kommt: Beleg, Bescheidzeile oder Buchung.
Verschwiegenheit nach § 62a StBerG und Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor das erste Dokument fließt.
Wir klären, welche Vorarbeit Ihr Team am meisten bindet und wo Sie starten möchten.
Wir sehen uns den Ablauf mit Ihrem Team an: Checklisten, Vorlagen, Software, Ausnahmen.
Wir testen mit echten Vorgängen. Zum Start entstehen nur Entwürfe, die Ihr Team freigibt.
Der Ablauf läuft im Kanzleialltag. Wir bleiben ansprechbar und passen an.
Ich spreche mit Ihnen über Ihren Kanzleialltag, nicht über Technik. Im Erstgespräch klären wir, welcher Ablauf sich für Ihr Team lohnt und welcher nicht.
Nein. DATEV und Ihr DMS bleiben. Wir bereiten vor, was Ihr Team dort wie gewohnt weiterverarbeitet.
Nein. Anforderungen, Erinnerungen und Anschreiben entstehen als Entwurf. Versendet wird nur, was Ihr Team freigibt.
Vor dem ersten Dokument schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag und verpflichten uns zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG. Verarbeitet wird DSGVO-konform in der EU.
In der Regel ab zwei Mitarbeitern und wenn Unterlagen regelmäßig nachgefordert werden. Im Erstgespräch sagen wir Ihnen offen, ob es sich für Ihre Kanzlei lohnt.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein konkretes Angebot für Ihren Ablauf. Eine Preisliste gibt es nicht, weil jeder Ablauf anders ist.
Je nach Umfang meist zwischen 4 und 10 Wochen vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb.
Ja, das empfehlen wir. Ein Ablauf wird sauber eingeführt, danach entscheiden Sie über den nächsten.
Wir passen den Ablauf an. Änderungen an Checklisten, Vorlagen oder Texten gehören zum laufenden Betrieb.
Das hängt von Menge und Ablauf ab. Die Beispielrechnung auf dieser Seite gibt mit Ihren eigenen Werten eine erste Größenordnung. Nach dem ersten Monat vergleichen wir gemeinsam, wie lange der Ablauf vorher und nachher dauert.
Mit dem, der am häufigsten vorkommt und die meiste Handarbeit bindet. In vielen Kanzleien sind das Unterlagenanforderungen oder die Bescheidprüfung. Im Erstgespräch finden wir das gemeinsam heraus.
Lassen Sie uns kurz darüber sprechen. Wir rufen Sie zurück, kostenlos und unverbindlich.
