Erinnerungen für Unterlagen, die längst da sind.
Was per Portal kam, liegt woanders als das, was per Mail kam. Vor jeder Erinnerung wird gesucht.
Musterprozess · Steuerkanzlei
Mandantenunterlagen nachfordern automatisieren.
Wir gleichen Ihre Checkliste mit den Eingängen ab, bündeln die Anforderung und erinnern nur an das, was wirklich fehlt. Zum Start entsteht alles als Entwurf, Ihr Team gibt frei.
Mit Fabian Alwardt · kostenlos & unverbindlich
Engpass
Warum das Nachfordern so viel Zeit kostet
Viele Einzelmails statt einer Anforderung.
Jede fehlende Position wird einzeln nachgefragt. Der Mandant verliert den Überblick, Ihr Team auch.
Antworten, die erst zugeordnet werden müssen.
Die Unterlage ist da, aber zu welchem Mandat, welchem Jahr, welcher Position gehört sie?
Ablauf
In vier Schritten
So läuft das Nachfordern mit Sectorum. Jeder Schritt mit Ihren bestehenden Systemen.
Beispielablauf- AbgleichCheckliste je Mandat gegen die Eingänge aus Mail, Portal und Scan
- BündelnFehlendes wird zu einer Anforderung zusammengefasst
- ErinnernErinnert wird nur an das, was wirklich noch fehlt
- ZuordnenEingehende Antworten werden Mandat und Position zugeordnet
Zum Start entstehen nur Entwürfe. Versendet wird nach Freigabe durch Ihr Team.
Beispiel
Ein Unterlagenstand, eine Anforderung
So sieht der vorbereitete Stand für ein Mandat aus. Die Anforderung für das Fehlende liegt als Entwurf bereit.
SectorumBeispiel · fiktive Daten
Unterlagen · Jahresabschluss 2025Mandant A (fiktiv)
- Kontoauszüge DezemberMandantenportaleingegangen
- InventurlisteE-Mail · zugeordneteingegangen
- Darlehensvertragin Anforderung gebündeltfehlt
- Nebenkostenabrechnungin Anforderung gebündeltfehlt
Checkliste4 Positionen
Anforderung1 Entwurf
Freigabeoffen
Ergebnis
Was Ihr Team davon hat
Eine gebündelte Anforderung je Mandant statt vieler Einzelmails
Erinnerungen nur für das, was wirklich fehlt
Ein aktueller Unterlagenstand je Mandat, für das ganze Team sichtbar
Ihr System bleibt
Was bleibt und was es braucht
Ihr System bleibt
DATEV, DMS und Mandantenportal bleiben. Sectorum setzt darauf auf und arbeitet mit Ihrer bestehenden Ablage.
- Keine Nachricht ohne Freigabe
- Verschwiegenheit nach § 62a StBerG
- AV-Vertrag vor dem ersten Dokument
Drei Voraussetzungen
- ChecklisteEine Checkliste je Mandatsart, auch als Excel oder Word
- Digitale EingängeUnterlagen landen digital: im DMS, im Portal oder im Postfach
- AnsprechpersonEine Person im Team, die während des Tests Entwürfe freigibt
Häufige Fragen
Bevor Sie fragen müssen
Zum Start niemand automatisch. Anforderungen entstehen als Entwurf und werden nach Freigabe durch Ihr Team versendet.
Sie werden wie bisher gescannt. Ab dem Scan läuft der Abgleich wie bei allen anderen Eingängen.
In der Regel ja, wenn sich Eingänge aus dem Portal abrufen oder exportieren lassen. Das klären wir im Erstgespräch konkret für Ihr Portal.
Anhand von Absender, Inhalt und offener Anforderung. Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, landet zur Prüfung bei Ihrem Team.
Ja. Anforderungen und Erinnerungen folgen Ihren Vorlagen und Ihrer Tonalität.
Je nach Umfang meist zwischen 4 und 10 Wochen vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb.
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Wie viele Stunden fasst Ihr Team pro Woche nach?
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